کنگرۀ مجازی شعر وحدت اسلامی در تاریخ بیست و ششم آبان ماه سال ۱۳۹۳ با انتشار فراخوان و با هدف تبدیل وحدت اسلامی به فرهنگ عمومی با ابزار قدرتمند شعر به طور رسمی فعالیت خود را آغاز نمود.
طبق فراخوان، شاعران تا ششم دی ماه مهلت داشتند تا آثار خود را در سامانه به ثبت برسانند.
از همان روزهای نخست فراخوان، کار غربالگری همزمان نیز آغاز شد. یعنی اشعاری که در هر روز در سامانه به ثبت میرسید در همان روز یا فردای آن روز مورد غربالگری قرار می گرفت. ملاکهای غربالگری یا داوری مقدماتی انطباق کلی اشعار با موضوع فراخوان و قوت ادبی آثار در حد خالی بودن از ایرادات وزن و قافیه و ایرادات فراون دستوری و تألیفی بود.
در ضمن دبیرخانه با رصد آثار در دو نوبت اقدام به انتشار بیانیههایی در جهت رشد کیفی آثار نمود که به موجب این بیانیه و تذکرات، آثار ارسالی انطباق بیشتری با موضوع فراخوان پیدا کردند.
کاربران نیز این امکان را داشتند که اشعاری را که هنوز مورد پذیرش اولیه قرار نگرفته بودند ویرایش کنند.
سامانه به طور خودکار آثار دریافتی را کدگذاری میکرد و نام صاحبان آثار در هیچ یک از مراحل داوری برای داوران مشخص نبود.
دبیرخانه یک روز قبل از پایان مهلت فراخوان اشعاری را که در روزهای قبل مورد پذیرش اولیه قرار گرفته بودند، به داوران مرحلۀ دوم سپرد تا وقفۀ کمتری در اعلام نتایج ایجاد شود. بعد از پایان مهلت فراخوان نیز سری دوم اشعار پذیرش شده به داوران سپرده شد.
در ساعات پایانی فراخوان ایمیلی در سایت معرفی شد تا چنانچه کاربران برای ثبت شعر در سامانه با مشکلی مواجه بودند بتوانند از طریق ایمیل شعر خود را به دبیرخانه برسانند. اشعاری که از این طریق به دبیرخانه ارسال شدند توسط مدیر سایت در سامانه به ثبت رسیدند.
با وجود اینکه مدت فراخوان تنها چهل روز بود و امکان تمدید این مهلت وجود نداشت و با وجود قرار گرفتن مناسبتهای مهم ماه صفر در این ایام استقبال شاعران از فراخوان و دغدغۀ آنها نسبت به موضوع وحدت اسلامی قابل توجه و معنادار بود.
با پایان مهلت فراخوان ۱۵۴ اثر از ۱۶۸ شاعر در سامانه به ثبت رسید. مقایسۀ تعداد شعرا باتعداد آثار نشانگر تولیدی بودن و تازه بودن درصد بالایی از اشعار است که این امر موفقیت مطلوبی برای کنگره به شمار میرود.
همزمان با پایان یافتن مهلت فراخوان، اشعار یک بار دیگر مورد بازبینی توسط داور مقدماتی قرار گرفتند تا اگر اثری در اثر خطای انسانی از پذیرش اولیه جا مانده مورد پذیرش قرار گیرد.
در مرحلۀ غربالگری حساسیت بالایی نسبت به انطباق اشعار با موضوع اعمال شد و اشعاری که مطابقتشان با موضوع جزئی بود کنار گذاشته شدند.
با این حساب ۱۸۶ اثر به مرحلۀ دوم راه پیدا کردند.
داوران مرحلۀ دوم در هفتم دی ماه، ۵۸ اثر را برای راه یابی به مرحلۀ نهایی انتخاب کردند.
معیارهای انتخاب این ۵۸ اثر قوت ادبی و هنری و شاعرانگی، تأثیرگذاری، وجود اتفاقات مضمونی و هنری در آثار و سلامت و غنای محتوایی بود.
روز هشتم دی ماه آثار مرحلۀ نهایی برای داوران این مرحله در سه نقطۀ مختلف کشور ارسال شد. آثار بعد از ۲۴ الی ۷۲ ساعت به دست این بزرگواران رسید.
داوران نهایی در مدت ۴۸ ساعت الی ۴ روز نتایج را اعلام کردند.
نظر کلی یکی از داوران محترم در مورد آثار متوسط بودن سطح آثار و ضعف شاعرانگی ابسیاری از آثار با توجه به تازگی موضوع فراخوان بود.
یکی دیگر از داوران محترم معتقد بود که هیچ یک از آثار نمیتوانند در سطح یک قرار بگیرند و همۀ برگزیدگان باید در سطح دوم و سوم معرفی شوند.
داور محترم دیگر اعلام داشت که با توجه به تازگی موضوع مضامین بسیار خوبی تولید شده است و تعدادی از برگزیدگان شایستۀ قرار گرفتن در سطح اول هستند.
با توجه به این نظرات و امتیازدهی داوران محترم، وظیفۀ دشوار دبیرخانه جمع کردن بین این نظرات بود.
دو اثر از بین ۵۷ اثر بالاترین نمره را از هر سه داور کسب کردند که در سطح یک قرار گرفتند.
۵ نفر از شرکت کنندگان از دو داور نمرۀ ۸۰ الی ۹۰ به دست آورده بودند و جزء برگزیدگان سطح دوم یک داور دیگر بودند. میانگین نمرات این ۵ نفر نیز بیشتر از ۸۰ و کمتر از ۸۵ بود.
به منظور جمع کردن بین نظر داور محترمی که هیچ برگزیدهای را شایستۀ گروه اول نمیدانست با داور محترمی که تعدادی از آثار را برای گروه نخست معرفی کرده بود، دبیرخانه تصمیم گرفت این ۵ نفر را در سطح اول معرفی نکند، اما تمایزی بین این گروه با دیگر برگزیدگانی که امتیاز کمتری کسب کرده بودند قائل شود. به همین منظور برگزیدگان در سه سطح معرفی شدند.
شیوۀ انتخاب برگزیدگان سطح سوم تلفیق دو روش بود. برگزیدگان این سطح اولا در لیست برگزیدگان حداقل یکی از داوران بودند و دوم این که میانگین امتیازشان بیشتر از ۷۰ بود. بنابراین بعضی از آثار با وجود اینکه میانگینشان کمی بالاتر از ۷۰ بود از آنجا که برگزیدۀ هیچ یک از داوران نبودند معرفی نشدند. از طرفی تمام برگزیدگان این سطح میانگین نمراتشان هرچند با اختلاف جزئی بالاتر از سایر افراد بود بنابراین اگر صرفاً معدل معیار گزینش دراین مرحله بود باز هم این آثار برگزیده میشدند. میانگین امتیاز آخرین نفر در این سطح ۷۱/۶ بود.
دبیرخانه عصر سیزدهم دی ماه بیانیۀ نهایی و اسامی برگزیدگان را انتخاب کرد و پانزدهم دی ماه اشعار برگزیدگان و گزیدهای از آثار دریافتی را در قالب یک فایل دراختیار کاربران و رسانهها قرار داد.